ผู้สมัครงานทั่วไป อาจจะรู้สึกว่าการเขียน CV, Resume หรือการทำ Portfolio นั้นสำคัญที่สุด แต่การส่งประวัติสมัครงาน พร้อมกับการเขียน Cover Letter แนบไปด้วย ก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน เพราะเป็นด่านแรกที่สร้างความประทับใจให้แก่ผู้ว่าจ้างหรือ HR ด้วยเหตุนี้ เนื้อความจึงต้องชัดเจน ตรงประเด็น น่าสนใจ และทำให้รู้สึกว่าผู้สมัครมีความโดดเด่นและเหมาะสมกับตำแหน่งดังกล่าว
Cover Letter คืออะไร ? มีความสำคัญแค่ไหน ?
Cover Letter คือ จดหมายปะหน้าที่ใช้ในการแนะนำตัวคร่าว ๆ โดยบอกถึงทักษะและประสบการณ์ที่เหมาะสมกับตำแหน่งดังกล่าว ซึ่งจะช่วยดึงดูดให้กับนายจ้างและ HR สนใจในคุณสมบัติ ก่อนที่จะเข้าไปอ่านรายละเอียดอื่น ๆ ในเอกสารที่แนบไว้ในอีเมล
ด้วยเหตุนี้ ยิ่งเนื้อหามีความน่าสนใจและมีคุณสมบัติตรงกับความต้องการของบริษัทมากเท่าไร ก็จะยิ่งเพิ่มโอกาสผ่านรอบการพิจารณาคุณสมบัติและเอกสารมากขึ้นเท่านั้น เราจึงควรศึกษาทั้งวิธีเขียน Cover Letter และ CV ให้มีความน่าสนใจ เพื่อให้นายจ้างอยากเรียกสัมภาษณ์ในรอบถัดไป
องค์ประกอบหลักของ Cover Letter
การเขียน Cover Letter ที่ดี ควรมีองค์ประกอบหลัก 3 อย่างดังต่อไปนี้
1. Introduction หรือส่วนแนะนำตัว
ในส่วนแรกของ Cover Letter ควรเป็นการแนะนำตัวคร่าว ๆ ว่าชื่ออะไร สนใจสมัครงานในตำแหน่งไหน รู้ข่าวการสมัครมาจากที่ใด รู้จักบริษัทนี้ได้อย่างไร และทำไมถึงสนใจสมัครงานกับบริษัทนี้
2. Body หรือส่วนเนื้อหาหลัก
ส่วนที่ 2 เป็นส่วนที่อธิบายคุณสมบัติเด่น ผลงาน และประสบการณ์การทำงานที่มีความเกี่ยวข้องกับตำแหน่งงานที่สมัคร โดยต้องชี้ให้เห็นว่า ทำไมผู้สมัครถึงมีความเหมาะสมกับตำแหน่งนี้
3. Closing ส่วนสรุป
ส่วนสุดท้าย ให้เน้นย้ำถึงความเหมาะสมในตำแหน่งงาน และแสดงความกระตือรือร้นในการเข้าทำงานในบริษัท ที่สำคัญอย่าลืมใส่ข้อมูลการติดต่อเพื่อขอสัมภาษณ์งาน รวมถึงการแสดงความขอบคุณสำหรับการพิจารณา
เทคนิคในการเขียน Cover Letter ให้น่าสนใจ
ผู้ที่สมัครงาน ไม่ว่าจะเป็นเด็กจบใหม่หรือผู้มีประสบการณ์หลายคนมักจะกังวลใจ และไม่แน่ใจว่าจะเขียน Cover Letter อย่างไร ให้ดึงดูดผู้จ้างงานให้สนใจ เราไปดูเทคนิคกันเลย
1. เชื่อมโยงทักษะที่โดดเด่นและผลงานเข้าไว้ด้วยกัน
แนะนำให้อ่านและวิเคราะห์หน้าที่และความรับผิดชอบของตำแหน่งงานที่รับสมัครอย่างละเอียด และชี้ให้ทางผู้ว่าจ้างเห็นว่า เรามีทักษะและประสบการณ์ตรงกับความต้องการของบริษัท
ตัวอย่างเช่น การสมัครงานตำแหน่งผู้จัดการร้าน ที่ต้องการผู้ที่ทักษะการบริหารจัดการและแก้ไขปัญหาได้ดี ควรเขียนว่า “จากประสบการณ์การทำงานที่ร้านอาหาร A ทำให้มีประสบการณ์การบริหารร้านและแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า ทำให้ร้านอาหารได้รีวิว 5 ดาวมากกว่า 1,000 ครั้ง” เพื่อให้ผู้ว่าจ้างเห็นภาพที่ชัดเจนมากยิ่งขึ้น
2. ชูตัวเลขเด่น หรือผลงานที่เห็นในเชิงประจักษ์
อย่าพูดแค่ว่าตนเองมีคุณสมบัติหรือประสบการณ์ในเรื่องไหน แต่ให้นำตัวเลขและผลงานที่เห็นในเชิงประจักษ์และเป็นรูปธรรม
ตัวอย่างเช่น แทนที่จะกล่าวเพียงพอว่า “มีประสบการณ์ในการขายรถยนต์มือสอง” เปลี่ยนมาเป็น “ตลอดระยะเวลาที่ทำงานเป็นพนักงานขายรถมือสองได้ขายรถยนต์ไปแล้ว 100 คัน สร้างรายได้ให้แก่บริษัทมากกว่า 50 ล้านบาท”
3. แสดงให้เห็นว่าผู้สมัครรู้จักบริษัทและต้องการที่จะสมัครงานจริง ๆ
ทางบริษัทไม่ได้ต้องการผู้สมัครงานที่หว่านใบสมัครไปที่ไหนก็ได้ แต่ต้องการผู้สมัครที่สนใจ มีวิสัยทัศน์และเป้าหมายไปในทางเดียวกัน
ตัวอย่างเช่น “จากการติดตามโครงการความรับผิดชอบต่อสังคม (CSR) ของบริษัทในช่วง 2 ปีที่ผ่านมา ผมรู้สึกประทับใจกับความมุ่งมั่นในการสร้างสรรค์สิ่งดี ๆ ให้แก่ชุมชน”
4. ตรวจสอบการใช้ภาษา ทั้งไวยากรณ์ และตัวสะกดต่าง ๆ
หลีกเลี่ยงการใช้คำยาว ๆ ควรใช้คำที่แสดงถึงความกระตือรือร้นและกระชับ นอกจากนี้ควรตรวจสอบการใช้ภาษา ทั้งไวยากรณ์ และตัวสะกดต่าง ๆ ให้เรียบร้อย เพราะความผิดพลาดเพียงเล็กน้อยอาจจะทำให้ดูเป็นคนที่ขาดความละเอียดรอบคอบ และไม่เป็นมืออาชีพ
5. ควรปรับแต่ง Cover Letter ทุกครั้ง
ไม่ควรใช้ Cover Letter อันเดิมในทุกบริษัทและทุกตำแหน่ง เพื่อสร้างความประทับใจให้แก่ผู้ว่าจ้าง โดยเฉพาะข้อความที่เชื่อมโยงกับบริษัท เพื่อแสดงถึงความสนใจและใส่ใจอย่างแท้จริง
สำหรับใครที่กำลังมองหางาน ไม่ต้องสมัครด้วยตัวเองอีกต่อไป สามารถฝากประวัติสมัครงานที่ Manpower ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดหาบุคลากร จับคู่ตำแหน่งงานกับผู้สมัครได้ตอบโจทย์ตรงความต้องการ มี 8 สำนักงานทั่วไทย หากบริษัทต้องการคนแบบด่วน ๆ สามารถติดต่อเจ้าหน้าที่ของเราได้เลย
ข้อมูลอ้างอิง
How to Write a Cover Letter That Sounds Like You (and Gets Noticed). สืบค้นเมื่อวันที่ 10 กันยายน 2567 จาก https://hbr.org/2022/05/how-to-write-a-cover-letter-that-sounds-like-you-and-gets-noticed